为了保证印章管理的规范性和使用的严肃性，根据上级有关文件规定，特制定本规定。

一、印章的制发

1、学院所有机构的建立与撤并，由学院上报审批。经批准建立、合并或更名的机构，需刻制印章的（含更新印章），由学院指派专人制作，由院办发放到相关机构。

2、各单位在使用新印章时，必须将原印章上交并办理新印章领取的签字手续。

3、撤销、合并的单位，原单位负责人应将印章及时交还学院办公室。

二、印章的管理

1、院办公室是学院印章的管理部门，负责学院各单位印章的制发、回收，并对学院下属各单位印章的使用实施管理。

2、学院及院属各单位印章要实行专人、专责保管，保管印章的人员原则上应由学院在编干部担任。

3、学院行政和党总支的印章由院办公室保管。印章保管人外出一天以上，应由办公室主任确定一名党员干部代为保管，并应办理交接登记手续。

4、严格用印审批和登记制度，学院或院属各单位每次用印都须经院领导或单位负责人批准。印章保管人必须坚持用印登记，记录清楚用印内容和用印对象的姓名、职务、时间、次数等，不得漏记。

5、凡是需要使用学院印章的材料必须拿到院办公室用印，禁止把学院印章拿出院办以外的地方用印（如有特殊情况需拿出院办，须经院长签字同意并办理严格的登记手续）。

6、印章管理人员应妥善保管、检查印章，防止印章变型、印油变色，发现问题要及时处理。

三、学院印章的种类和使用范围

1、学院印章种类现有：院印、法人代表签印、院钢印、院办印、院党总支部印和各职能部门印。

2、院印的使用范围：

①以学院名义上报和下发的各种文件、材料、公函、图表、请示、报告等；

②为学院各单位、教职工和学生开具介绍信和各种证明、证件、证书、奖惩、信函、材料等；

③为本院教工的家属子女和长期性临时工（五年以上）开具写实性说明，主要证明其关系和在我院发生的实事（如领取邮件、存款挂失等）；

④其他需要院印的有关情况。

3、院党总支部印的使用范围：

①以学院党组织名义上报下发的各种文件、材料、奖惩、证明、公函、图表、通知、请示、报告等；

②其他需用院党总支部印的有关情况。

4、其他印章的使用范围：

与学院有关临时性工作组织（如某某领导小组、某某委员会、某某协会等）和院办对平级单位发放的各种文件材料，用院办印；

学校钢印限于各类证书原件照片用印，不能作为文件、介绍信及其它凭证的有效标志，不能独立使用。

法人代表签印属于公务章，代表学院领导人的身份，是行使职务的标志，必须经相关领导授权方可用印。

四、学院印章的使用审核

1、对用印对象的审核。凡院办不熟悉、不认识的人来用印，须凭学生证或单位开具的证明、或由熟悉情况的教职工面证，方可在办理有关手续后用印。

2、对用印文件内容的审核，按以下规定办理：

①凡经济合同类文件用印，须有学院院长或指定代表人在原件上亲笔签字方可用印，不能用复印件代替；

②凡涉及学院干部的考核、考察、奖惩及有关重要事项，凡涉及学院党组织的文件用印，须有院党总支书记（或指定副书记及其他院领导）亲笔签字，不能用复印件代替；

③凡学院印发的正式文件，在盖印之前须收留有院领导签发的文件起草原稿，否则不能用印；

④各部门的有关报告、请示、调查、公告、公函等，凡是需要报送上级的和对校外发布的，须经分管院级领导以上负责人签字同意后，才能用印；

⑤对其他一般性内容的材料，如有关简报、典型经验、计划总结、年报、统计、图表等，应审核其内容必须真实准确，倘若情况不清楚，则应报院办主任审核确定，否则不能用印；

⑥开具介绍信、证明信等，需用学院印的由院级领导审批；需用办公室印的由办公室主任审批。

3、对用印文件卷面质量的审核。凡上报不发的文件材料，应字迹清晰、格式规范、卷面整洁、装订整齐；凡印刷不清、格式不对、卷面模糊、装订不齐的文件材料，不可用印。

五、学生集体用印的审核

1、新生办理学生证以系或年级为单位，到院办集体办理，在用印之前，系或年级及印章管理责任人应核对新生录取名单。

2、学生毕业之前办理《毕业生登记表》应由学工部统一组织集体办理，在用印时，印章管理责任人应核对以下材料：学生当年入院时录取名册、入校以来奖惩情况、各系（部）签署的意见与盖章的情况。

3、学生毕业时办理毕业文凭分别由学工部统一组织到院办集体办理。用印时，印章管理责任人应核对以下材料：学生当年入院时录取名册、入校以来成绩与合格情况、有无欠缴学费、并同《毕业生登记表》对照无误后，方能办理用印。

4、往届毕业生因遗失等原因申请补办毕业文凭时，根据原国家教委规定，只能补发毕业证明书，补办时以档案原始资料为依据如实填写证书，并由本人在市级以上报纸登启事声明原证件作废、到财务室交工本手续费，最后到院办公室办理发证用印手续。

5、在办理集体的成批材料或成批证件的用印手续时，尤其是办理毕业文凭和毕业生登记表等重要证件时，印章管理责任人应事作好充分准备，认真履行职责，不得中途离岗或是临时不经领导批准请不熟悉情况的人代班，严防出现“夹带用印”等现象。万一有特殊情况需中途离开，应先停止用印并锁好屉柜以后才能离开。

六、盖印的规范

盖印时应当准确规范：圆型印章的字印应当使中间的一个字对准顶部的最上位置，如是文件材料的用印，盖印方位应在文件落款处（单位名称与年月日之间）；如是图表统计的用印，盖印位置应在单位名称上面；方型、扁型印章的边线应与纸的边线平行；钢印在用于贴照片的证件时，应紧靠照片人物的头像面部盖印（一般应切盖人物头像面部的四分之一至五分之一，以防止出现被调换照片面伪造证件的现象）。

七、纪律与责任

印章管理责任人必须认真履行职责，坚持原则，不得乱用、滥用印章。违反本规定，造成印章遗失，或未经批准擅自用印的，视情节轻重给予批评教育或纪律处分，并追究相关负责人的责任。

八、本规定由院办公室监督执行，并负责解释。